Politique de confidentialité

1. Responsable du traitement

HelloNotaire est un service exploité par :

KERNL LIMITED
Private limited company incorporated in England and Wales
Company number: 16974545

Registered office :
22 Gledhow Gardens
London, England, SW5 0AZ
United Kingdom

Adresse électronique : contact@hellonotaire.com

KERNL LIMITED exerce son activité sous le nom commercial HelloNotaire.

KERNL LIMITED est responsable des traitements relatifs au fonctionnement du site et du Service, aux comptes, à la sécurité, aux demandes de contact, à la facturation et à la relation avec les Études clientes.

Lorsqu’une Étude notariale décide d’une démarche et demande la préparation ou l’envoi d’un courrier, cette Étude détermine la finalité de cette démarche. HelloNotaire traite alors les données nécessaires pour son compte et conformément à ses instructions.

2. Données traitées

Selon l’utilisation du Service, HelloNotaire peut traiter les catégories de données suivantes :

• données d’identification et de contact ;
• données relatives aux comptes, aux accès et aux Études clientes ;
• données administratives, contractuelles et de facturation ;
• données techniques, de sécurité et d’utilisation du Service ;
• données immobilières, cadastrales et postales ;
• données nécessaires à la préparation, à l’envoi et au suivi des courriers ;
• réponses, demandes et oppositions des destinataires ;
• données communiquées lors d’une demande de contact ou d’assistance ;
• données techniques liées à l’utilisation d’un lien ou d’un QR code.

Seules les données nécessaires aux finalités décrites dans la présente politique sont traitées.

3. Finalités et bases juridiques

Les données peuvent être traitées afin de :

• fournir, administrer et sécuriser le Service ;
• créer et gérer les comptes et les droits d’accès ;
• gérer la relation avec les Études clientes ;
• traiter les demandes de contact et d’assistance ;
• détecter et qualifier des informations immobilières utiles au Service ;
• exécuter les recherches et opérations demandées par une Étude ;
• préparer, envoyer et suivre les courriers validés par une Étude ;
• prévenir les doublons et respecter les oppositions ;
• établir les factures et respecter les obligations applicables ;
• prévenir les incidents, assurer la traçabilité et défendre des droits ;
• améliorer le fonctionnement du Service.

Ces traitements reposent, selon les cas, sur :

• l’exécution d’un contrat ou de mesures précontractuelles ;
• le respect d’une obligation légale ;
• l’intérêt légitime de HelloNotaire ou de l’Étude concernée ;
• les instructions données par l’Étude dans le cadre du service demandé ;
• le consentement, lorsque celui-ci est requis.

Aucune décision produisant un effet juridique ou significatif à l’égard d’une personne n’est prise exclusivement de manière automatisée.

4. Origine des données

Les données peuvent être :

• fournies par les Utilisateurs, les Études ou les personnes qui contactent HelloNotaire ;
• générées lors de l’utilisation du Service ;
• obtenues auprès de sources publiques ou légalement accessibles ;
• transmises par des prestataires intervenant dans le fonctionnement du Service ou l’exécution des opérations demandées.

Lorsque les données n’ont pas été obtenues directement auprès de la personne concernée, des informations complémentaires sur leur origine peuvent être demandées à l’Étude concernée ou à HelloNotaire.

5. Destinataires des données

Dans la limite de leurs fonctions, les données peuvent être accessibles :

• aux Utilisateurs autorisés de l’Étude concernée ;
• au personnel habilité de KERNL LIMITED ;
• aux prestataires nécessaires au fonctionnement du Service et à l’exécution des opérations demandées ;
• aux autorités, conseils ou organismes auxquels les données doivent être communiquées en application de la loi ou pour la défense d’un droit.

Les prestataires ne peuvent utiliser les données que pour les missions qui leur sont confiées.

Les données d’une Étude ne sont pas mises à la disposition des autres Études.

HelloNotaire ne vend pas les données personnelles.

6. Transferts internationaux

KERNL LIMITED étant établie au Royaume-Uni, certaines données peuvent y être traitées ou accessibles.

Certains prestataires peuvent également traiter des données en dehors de l’Espace économique européen.

Lorsque la réglementation l’exige, ces transferts reposent sur une décision d’adéquation, des garanties contractuelles appropriées ou tout autre mécanisme reconnu par la réglementation applicable.

Des informations complémentaires sur les garanties applicables peuvent être demandées à contact@hellonotaire.com.

7. Durées de conservation

Les données sont conservées pendant les durées suivantes :

• les données de compte sont conservées pendant la relation avec l’Étude, puis pendant un an à compter de la fermeture du compte ou de la fin de l’accès ;
• les demandes de contact et d’assistance sont conservées pendant un an à compter du dernier échange ;
• les données techniques, de sécurité et d’audit sont conservées pendant un an à compter de leur enregistrement ;
• les données relatives aux annonces, recherches, destinataires, courriers et campagnes sont conservées pendant un an à compter de la dernière action réalisée ou de la clôture de la campagne ;
• les informations strictement nécessaires au respect d’une opposition sont conservées pendant au moins trois ans et utilisées uniquement pour éviter une nouvelle sollicitation ;
• les documents comptables, administratifs ou nécessaires à la défense d’un droit sont conservés pendant les durées imposées par la réglementation applicable.

À l’expiration de ces durées, les données sont supprimées, anonymisées ou archivées lorsqu’une obligation légale l’exige.

8. Sécurité

HelloNotaire met en œuvre des mesures techniques et organisationnelles adaptées afin de protéger les données contre les accès non autorisés, la perte, l’altération ou la divulgation.

L’accès aux données est limité aux personnes et prestataires qui en ont besoin dans le cadre de leurs fonctions.

Aucun système ne pouvant garantir une sécurité absolue, les Utilisateurs doivent protéger leurs identifiants et signaler rapidement toute anomalie.

9. Cookies et liens suivis

HelloNotaire utilise les cookies et moyens de stockage strictement nécessaires au fonctionnement, à l’authentification et à la sécurité du Service. Ces traceurs ne nécessitent pas de consentement préalable.

Si des traceurs non essentiels sont ajoutés, ils ne seront utilisés qu’après la mise en place de l’information et du consentement requis.

Lorsqu’un courrier comporte un lien ou un QR code individualisé, son utilisation peut générer des informations techniques permettant d’assurer le fonctionnement et le suivi du service concerné.

10. Droits des personnes

Selon votre situation et la base juridique applicable, vous pouvez demander :

• l’accès à vos données ;
• leur rectification ;
• leur effacement ;
• la limitation de leur traitement ;
• leur portabilité, lorsque ce droit est applicable ;
• votre opposition au traitement ;
• le retrait de votre consentement lorsqu’un traitement repose sur celui-ci.

Vous pouvez vous opposer à tout moment, simplement et gratuitement, à l’utilisation de vos données à des fins de prospection.

Pour les données relatives à un courrier reçu, vous pouvez contacter l’Étude identifiée dans le courrier ou HelloNotaire.

Pour les données relatives au site, à votre compte ou à votre relation avec HelloNotaire, vous pouvez écrire à :

contact@hellonotaire.com

Une preuve d’identité pourra être demandée uniquement en cas de doute raisonnable sur l’identité du demandeur.

Vous pouvez également introduire une réclamation auprès de l’autorité de protection des données compétente, notamment :

Commission nationale de l’informatique et des libertés — CNIL
3 place de Fontenoy
TSA 80715
75334 Paris Cedex 07
France

11. Modification de la politique

La présente politique peut être modifiée afin de tenir compte de l’évolution du Service, des traitements réalisés ou de la réglementation applicable.

La date de la version en vigueur figure en haut de cette page. Une information particulière pourra être fournie en cas de modification substantielle.